Vedenie účtovných záznamov je dosť náročná úloha. Priečinky s faktúrami za niektoré typy zmlúv musia byť v organizácii uchovávané až desať rokov, takže je potrebné ich archivovať, aby bolo možné kedykoľvek nájsť potrebný dokument.
Inštrukcie
Krok 1
Vedenie denníka faktúr. Zadajte tam všetky čísla dokumentov, ktoré chcete vložiť. Najlepšie je urobiť to elektronicky, v špeciálnom programe alebo v bežnej tabuľke programu Excel. Zadajte číslo dokumentu (obvykle zmiešané - číselné a číselné) a jeho dátum. Z času na čas preneste údaje na disky, aby v prípade poruchy počítača zostal archív neporušený a bezpečný.
Krok 2
Ak je v spoločnosti viac ako jedna právnická osoba, vytvorte viac účtovných kníh. Pri príprave dokumentu jej okamžite dajte príslušné číslo. Uplatňovať konvencie. Napríklad označte faktúry vystavené pre spoločnosť JSC „Zolotaya Antelope“ako 123-ZA a pre spoločnosť JSC „Padishah“ako 123-P. Nezabudnite uviesť číslo zmluvy alebo dohody, na ktorú bola vystavená táto faktúra.
Krok 3
Vezmite si faktúru, ktorú chcete uložiť. Dierkujte dva otvory. Prilepte dokument do priečinka. Aby ste sa vyhli pokrčeniu svojich cenných papierov, použite ťažké spojivá. Nestrkajte ich príliš pevne.
Krok 4
Druhá metóda ukladania je v priečinkoch so súbormi. Vezmite priehľadný kryt a vložte do neho faktúru. Vložte pilník do spojiva a zaistite ho špeciálnymi držiakmi.
Krok 5
Každý priečinok označte štítkom. Všimnite si, ktoré faktúry právnických osôb sú tam uložené. Zapíšte si obdobie, za ktoré sa dokumenty zhromažďovali.
Krok 6
Zašlite prosím na sklad faktúry staršie ako tri roky. Skladajte priečinky v kartónových škatuliach, ktoré sú ľahko priedušné. Na stenách uveďte počet zakladačov vo vnútri a ku ktorej právnickej osobe patria. V programe, v ktorom evidujete dokumenty, označte, ktoré z nich boli odoslané do skladu. V prípade potreby bude vždy možné archív vyzdvihnúť a nájsť potrebné doklady.
