Rôzne priečinky a klasifikátory sa už dlho stali súčasťou nielen kancelárskeho, ale aj domáceho prostredia. Je to skutočne veľmi pohodlný spôsob ukladania, ako aj tematického šírenia dokumentov. Ak je ale priečinkov príliš veľa, nastáva problém s ich distribúciou v pracovnom priestore.
Nevyhnutné
- - priečinky;
- - zásobníky papiera;
- - nálepky;
- - škatule;
- - pero.
Inštrukcie
Krok 1
Pochopte obsah priečinkov. Mal by byť usporiadaný podľa nejakých všeobecných zásad, aby sa uľahčilo hľadanie konkrétneho dokumentu. Študenti by napríklad mali určiť priečinok pre každý predmet. Pracujúci môžu vykonať distribúciu podľa oblasti činnosti a prideliť dva alebo tri priečinky pre zvlášť dôležité alebo urgentné práce. Po výbere systému klasifikácie usporiadajte všetky papiere podľa systému a nalepte na priečinky nálepky so záznamom, čo je v nich uložené.
Krok 2
Zistite, ako najlepšie usporiadať výsledné priečinky. Ak sú veľké a stabilné, môžete ich jednoducho usporiadať na poličke podľa témy. Tenké a flexibilné priečinky sa najlepšie ukladajú vodorovne. Používanie veľkých stohov je však nepohodlné, a preto ich ukladajte naraz do zásobníkov na papier. Pritom dodržujte aj tematické zaradenie, aby ste uľahčili hľadanie informácií.
Krok 3
Ak potrebujete na poličku tenké priečinky, použite rozdeľovač. Môže to byť buď vo forme priečky oddeľujúcej jednu časť police od druhej, alebo vo forme vertikálneho otvoreného podnosu na papiere. Keď teda vyberiete jeden priečinok z police, zvyšok nezačne padať a nebude tam neporiadok.
Krok 4
Pre veľmi veľké množstvo priečinkov, ako napríklad organizovanie úložiska v podnikovom archíve, použite úložný systém v regáloch. Papiere sú teda uložené v štátnych depozitároch. Súčasne sú priečinky uložené v špeciálnych boxoch inštalovaných na regáloch. Zvláštnosťou týchto škatúľ je, že sa neotvárajú zhora, ale zboku, čo umožňuje získať požadovaný priečinok. Bez vybratia celej ťažkej nádoby z regálu. Na ten istý bočný kryt má zmysel nalepiť štítok s informáciami o tom, aké dokumenty sú vo vnútri úložnej časti.
