Za personálny manažment zodpovedá personálne oddelenie organizácie. Vytvorenie a vedenie osobného spisu zamestnanca sa vykonáva po podpísaní príkazu na jeho zamestnanie.
Nevyhnutné
- - doklady prijatého zamestnanca (pas, doklady o vzdelaní);
- - dokumenty vypracované pri prijímaní do zamestnania a v procese pracovnej činnosti zamestnanca;
- - fotografia zamestnanca s rozmermi 3x4 cm;
- priečinok na pořadače -.
Inštrukcie
Krok 1
Vytlačte a dajte zamestnancovi, ktorý je zamestnancom, formuláre osobného listu pre personálne záznamy a autobiografiu, požiadajte zamestnanca, aby ich vyplnil ručne. Zamestnanec nechajte na vyplnené dokumenty vložiť svoj podpis a dátum. Na prvú stranu osobného HR listu nalepte fotografiu zamestnanca.
Krok 2
Vezmite si bežné spojivo a vytlačte a nalepte naň svoj osobný krycí list spisu. Vytvorte kópie pasu (stránky s fotografiou, registráciou, rodinným stavom), doklady o vzdelaní zamestnanca a vložte ich do osobného spisu. Pripojte tam aj charakteristiky, odporúčania, životopis zamestnanca, žiadosť o zamestnanie. Ak organizácia vedie pracovné zmluvy a objednávky personálu osobitne, urobte z nich kópie a vložte ich do osobného spisu.
Krok 3
Do osobného spisu si založte aj kópiu popisu práce a ďalšie dokumenty súvisiace s evidenciou pracovného pomeru zamestnanca. Nezabudnite priložiť svoju autobiografiu a list osobného záznamu (zvyčajne sa nachádzajú na začiatku vášho osobného spisu). Očíslovajte všetky listy osobného spisu počnúc kópiou pasu a dokladov o vzdelaní. Vykonajte internú inventarizáciu dokumentov uložených v osobnom spise a vložte ho na začiatok osobného spisu.
Krok 4
Osobný spis zamestnanca v priebehu jeho práce doplňte o kópie rôznych dokladov o ďalšom vzdelávaní (kópie diplomov, osvedčení, osvedčení atď.), Doklady potvrdzujúce preklady (vyhlásenia, dodatočné dohody k pracovnej zmluve, kópie alebo druhé kópie) príkazy atď.).), príkazy na uloženie pokút alebo stimulov a ďalšie dokumenty.
Krok 5
Vyplňte osobný spis po prepustení zamestnanca z organizácie s dokumentmi o prepustení: listom o prepustení, dohodou strán, kópiou alebo druhou kópiou uznesenia o prepustení a ďalšími dokumentmi.
Krok 6
Pripravte osobný spis prepusteného zamestnanca na presun do archívu. Za týmto účelom usporiadajte dokumenty podľa chronológie podľa dátumu v nasledujúcom poradí:
- osobný záznam personálu a autobiografia;
- kópia pasu a dokladov o vzdelaní;
- doklady o zamestnaní;
- dokumenty, ktoré vyhotovuje personálne oddelenie počas zamestnania zamestnanca;
- dokumenty o prepustení (vyplňte osobný spis).
Očíslovajte hárky osobného spisu, znova zaregistrujte jeho interný inventár, dokument odovzdajte do archívu.
Krok 7
V procese kancelárskej práce sú v ňom dokumenty osobného spisu umiestnené v obrátenej časovej chronológii, t.j. na začiatku prípadu sa zaúčtujú dokumenty o prepustení; za nimi - dokumenty o prevodoch zamestnancov, príkazy na stimuly a pokuty atď.; za nimi - doklady o zamestnaní a kópie dokladov o vzdelaní atď.
