Vyskytujú sa časté prípady, keď je na žiadosť organizácií tretích strán, súčasných alebo bývalých zamestnancov podniku a ďalších občanov potrebné vypracovať výpis z hlavného dokumentu určený na interné použitie, ktorý obsahuje informácie dôverného charakteru. Na prípravu týchto dokumentov existujú osobitné požiadavky.
Inštrukcie
Krok 1
Vezmite originál originálneho dokumentu a vyberte fragmenty, ktoré sa majú skopírovať a preniesť do výpisu. Hlavnou požiadavkou na vypracovanie výpisu je presná citácia. Pre tieto dokumenty neexistuje žiadny osobitný formulár, tu sa riaďte všeobecnými pravidlami pre kancelársku prácu, ktoré upravujú vykonávanie obchodnej dokumentácie. Oveľa dôležitejší je obsah výpisu, ktorý by mal pozostávať z blokov povinných informácií.
Krok 2
Na začiatok umiestnite názov dokumentu do stredu horného okraja hárku „stručne téma, podstata dokumentu. Ďalej vyberte a skopírujte časť hlavného dokumentu, ktorá obsahuje počiatočné podrobnosti (názov spoločnosti), dátum a miesto konania, počet účastníkov atď.). Výňatky doplňte vložením fragmentu textu týkajúceho sa priamo položenej otázky (bod programu schôdze atď.) s uvedením jeho sériového čísla podľa k ustanoveniu v pôvodnom dokumente.
Krok 3
Teraz vyhľadajte a skopírujte text, ktorý popisuje priebeh diskusie o tejto otázke (ak existuje) a rozhodnutie prijaté k nej. Vložte citát do vyhlásenia a nezabudnite tam zahrnúť číslovanie z hlavného dokumentu. Sem vložte mená, iniciály a pozície zodpovedných osôb, ktoré podpísali originál.
Krok 4
Overte hotový výpis od osôb oprávnených na vykonávanie týchto úkonov. Najčastejšie je to tajomník organizácie alebo personálny pracovník. Tu sa extrakt skontroluje s presnou zhodou s pôvodným dokumentom. Na záver musí vyhlásenie obsahovať slovo „Pravda“, musí byť napísaný podpis zodpovednej osoby (s dekódovaním v zátvorkách), musí byť uvedené jej postavenie, dátum a čas osvedčenia dokumentu.
