Odpisovanie dokumentov je poslednou fázou formovania knižničného fondu. Po zrušení predplatného a čitární sa uvoľní úložisko pred publikáciami, ktoré zaberajú miesto, ale čitatelia si ich úplne nárokujú. Hlavným dokumentom upravujúcim postup pri vyberaní kníh zo zbierky je „Pokyn k vyúčtovaniu knižničného fondu“schválený v roku 1998. Na jeho základe si môžete vytvoriť vlastný algoritmus postupu pracovníkov knižnice v procese odpisovania. literatúry.
Inštrukcie
Krok 1
Vytvorte komisiu na odpis dokumentov z knižničného fondu. Mal by v nej byť riaditeľ knižnice (bude tiež predsedom komisie), jeho zástupca, vedúci akvizície, úschovy kníh, výpožičiek, čitáreň a hlavní knihovníci týchto oddelení. Ak je knižnica špecializovaná (univerzita, škola, podnik atď.), Nezabudnite do práce komisie zapojiť popredných odborníkov z oblasti činnosti organizácie. Napríklad v komisii pre odpis literatúry z univerzitnej knižnice by mali byť prorektori pre akademickú a vedeckú prácu a vedúci významných katedier.
Krok 2
Pripravte literatúru na vyradenie. Vo väčšine knižníc sa výber kníh, ktoré sa majú stiahnuť zo zbierky, vykonáva nepretržite. Zamestnanci po celý rok ukladali na samostatný stojan staré publikácie, ktoré nie je možné obnoviť a opraviť, duplikáty, knihy, ktoré majú závažné chyby, atď. V priebehu pravidelných kontrol častí knižničného fondu sa odhaľujú stratené publikácie, vedľajšia literatúra, ako aj knihy a iné dokumenty, ktoré čitatelia nevyžadujú a sú zastarané obsahom.
Krok 3
Zoznámte členov komisie s publikáciami pripravenými na zrušenie. Konečné rozhodnutie urobia odborníci po komplexnej analýze každej položky a položky. Osobitná pozornosť by sa mala venovať vylúčeniu vedľajšej a neaktuálnej literatúry. Môže predstavovať napríklad historický záujem alebo mimoriadny pohľad na vedecký problém.
Krok 4
Podľa dôvodu odpisu rozdeľte literatúru do skupín. Za každú skupinu zostavte odpisový výkaz v dvoch kópiách (pre účtovníctvo a pre knižnicu). V ňom uveďte zloženie komisie, počet odpísaných kníh, ich celkové náklady a dôvod vylúčenia literatúry z fondu. Akt musia podpísať všetci členovia komisie. Nezabudnite k nemu priložiť kompletný zoznam publikácií zostavený vo forme tabuľky s nasledujúcimi stĺpcami: - číslo v poradí; - inventárne číslo publikácie; - autor, názov, rok vydania; - cena jednej kópia; - počet kópií; - celkové náklady.
Krok 5
Robte si poznámky o odpisovaní literatúry vo všetkých účtovných formách: inventárna kniha, súhrnná kniha, evidenčné karty. Z tradičných a elektronických katalógov odstráňte karty a popisy publikácií, ktoré boli z fondu stiahnuté.
Krok 6
Rozhodnite sa, kam pošlete vyradené publikácie. Existuje niekoľko možností: predaj čitateľom (ak je takáto možnosť stanovená v nariadeniach o platených knižničných službách), bezodplatný prevod do iných knižníc a informačných stredísk, recyklácia (odpadový papier), zneškodnenie. Ak plánujete predaj literatúry, získajte predchádzajúci súhlas vedenia a informujte o tom účtovné oddelenie organizácie.
Krok 7
V súlade s prijatým rozhodnutím uvoľniť v priestoroch knižnice vyraďované publikácie. Dokumenty odošlite na účtovné oddelenie a dostanete potvrdenie, že táto literatúra bola odstránená zo zostatku knižnice.
