Formy prísnej zodpovednosti, poškodené v procese práce alebo zle vytlačené v tlačiarni, nemožno jednoducho vyhodiť. Mali by byť opatrne šikmo preškrtnuté a uložené v kovovom trezore.
Inštrukcie
Krok 1
Poškodené alebo neúplné formuláre na prísne hlásenie by sa mali uchovávať päť rokov. Po uplynutí tohto obdobia zorganizujte inventarizáciu formulárov, ktorá by mala potvrdiť skutočnú prítomnosť poškodených alebo nepoužívaných dokumentov, ktoré už z objektívnych dôvodov nie sú potrebné. Môžu to byť napríklad údaje na príjmových dokladoch, poistných zmluvách, formulároch faktúr za hotely a iných formách starej právnej adresy organizácie. Počas procesu inventarizácie nastavte presný počet formulárov na odpis, ich počty, identifikáciu príčiny poškodenia dokumentu. Tŕne zostávajúce z odtrhávacích formulárov vydaných organizáciou v priebehu jej činnosti sú tiež predmetom kontroly.
Krok 2
Mesiac po vykonaní inventúry zhromaždite províziu za zničenie prísnych formulárov na nahlasovanie. Komisia musí skontrolovať všetky použité a poškodené formuláre, ich množstvo a na základe vykonanej práce vypísať akt odpisu a zničenia.
Krok 3
Forma aktu o odpise SSO sa vypracuje priamo v inštitúcii. Priraďte aktu číslo, uveďte hmotne zodpovednú osobu, uveďte názov organizácie. Začnite text aktu uvedením členov komisie, uvedením ich mien a priezvisk a zastávaných funkcií. Ďalej zostavte tabuľku, v ktorej prvom stĺpci je uvedené číslo formulára, v druhom - dôvod zničenia a v treťom - dátum odpísania. Uveďte v číslach a slovách počet tlačív, ktoré sa majú zničiť, zozbierajte podpisy všetkých členov komisie, dešifrujte tieto podpisy, na koniec zákona vložte dátum.
Krok 4
Na základe podpísaného aktu zničte prísne formuláre zodpovednosti. Zničenie znamená fyzické zničenie papierového nosiča, na ktorom je tlačený formulár, bez možnosti obnovenia. Odpísané dokumenty odovzdajte drvičom alebo spálte.
