Dokumenty, ktorých platnosť skončila v archíve, sú predmetom zničenia, ktoré sa uskutočňuje v niekoľkých etapách. Najskôr sa vyberú dokumenty, vytvorí sa komisia, vypracuje sa akt a na drvičoch dôjde k priamej likvidácii.
Nevyhnutné
- - čin zničenia;
- - čin zničenia;
- - skartovač (stroj na skartovanie papiera).
Inštrukcie
Krok 1
Všetky archívne dokumenty podliehajú každoročnej revízii s cieľom vybrať ich na zničenie. Vďaka tomu je možné včas uvoľniť miesto pre nové dokumenty prijaté od podnikov na archiváciu.
Krok 2
Vyberte dokumenty na zničenie. Väčšina archívnych dokumentov sa uchováva 75 rokov. Výber dokumentov vykonávajú pracovníci archívu.
Krok 3
Po výbere dokumentov vypracujte akt zničenia. Zákon je úplný zoznam dokumentov, ktoré sa majú zničiť. Je potrebné uviesť sériové číslo každého dokumentu, popis. Pred každým dokumentom uveďte číslo článku alebo regulačného dokumentu, na základe ktorého sa odpis robí. Nechajte sa viesť zoznamom typických dokumentov.
Krok 4
Pamätajte, že zoznam nemusí obsahovať názov všetkých dokumentov, ktoré sa majú odpísať, takže archivár musí samostatne rozhodnúť, do ktorého článku alebo štandardného ustanovenia konkrétny dokument patrí.
Krok 5
Akt zničenia musí byť vypracovaný v súlade s prílohou č. 4 „O základných pravidlách činnosti archívov“z roku 2002. Vyplnený dokument musia podpísať všetci členovia vytvorenej komisie a splnomocnený zástupca správy archívu.
Krok 6
K vykonanému úkonu priložiť ďalší úkon, v ktorom je uvedený celkový počet dokumentov, ktoré majú byť zničené, ako aj ich celková váha. Nezabudnite, že prvý akt bez druhého sa považuje za neplatný. A ak sa pri kontrole zistí takéto porušenie, môže byť zodpovednému zástupcovi vášho archívu uložená správna pokuta.
Krok 7
Priamu likvidáciu môžete zveriť špecializovanej organizácii, ktorá poskytuje masové služby tohto druhu a ktorá má priemyselné drviče, alebo môžete ničenie vykonať sami, ak má vaša organizácia vlastný drvič.
