Naliehavo označený fax - dajte ho šéfovi rýchlejšie, e-maily, ktoré vyplnili schránku, sa majú rozobrať, hromada listov a pár balíkov prinesených poštárom musia byť urgentne „roztrúsené“po oddeleniach a zamestnanec napísala žiadosť o dovolenku. Tu máte jednak inzeráty, jednak dôležité účtovné doklady. Práca sekretárky je ťažká! Stojí za to stratiť jeden „kúsok papiera“, pretože sa ukazuje, že od toho závisí osud organizácie a vaša kariéra. Aby ste vždy mohli nájsť ten alebo ten dokument, musíte byť schopní správne zaregistrovať korešpondenciu.
Nevyhnutné
- Register došlej korešpondencie,
- denník odchádzajúcej pošty,
- notebooky s objemom 96 listov,
- organizačné formy,
- priečinky.
Inštrukcie
Krok 1
Musíte zaregistrovať všetku prichádzajúcu a odchádzajúcu korešpondenciu, navyše v deň prijatia alebo odoslania. Korešpondencia všetkých druhov podlieha registrácii: poštové zásielky, e-maily, faxy, doručované osobne do rúk správy. Dôležité e-maily (prichádzajúce a odchádzajúce) by sa mali tlačiť a zaznamenávať rovnakým spôsobom ako iné typy korešpondencie. Ďalej je potrebné zaevidovať internú korešpondenciu: poznámky, služobné poznámky, vysvetlivky, vyhlásenia, sťažnosti.
Krok 2
Na účely registrácie korešpondencie si uschovajte špeciálne registračné denníky. V závislosti od objemu korešpondencie konkrétneho typu môžete vytvárať všeobecné denníky prichádzajúcej a odchádzajúcej korešpondencie alebo ich môžete ďalej členiť podľa typu. Napríklad si urobte denník na zaznamenávanie prichádzajúcich a odchádzajúcich e-mailov. Bez ohľadu na objem korešpondencie je vhodné vytvoriť samostatný denník na registráciu prichádzajúcich a odchádzajúcich faxov.
Krok 3
Ak nemáte osobitný denník registrácie korešpondencie vytlačený v tlačiarni, vezmite si obyčajný zápisník a rozložte ho. Do denníka prichádzajúcich listov uveďte číslo správy, dátum prijatia a druh korešpondencie, ak máte spoločný denník pre všetky typy správ, od elektronických po faxové. V samostatnom stĺpci stručne opíšte obsah listu. Do nasledujúceho stĺpca napíš uznesenie vedúceho a meno osoby, ktorej bol list odovzdaný na popravu. V praxi platí, že ak problém riadi konkrétna osoba, veľa písmen sa nedostane k manažérovi, ale okamžite sa odovzdá účinkujúcemu, takže tento stĺpec by nemal byť veľký. Je vhodné ponechať miesto na podpis pod priezviskom výkonného umelca alebo vedľa neho, s uvedením, že dostal dokument. Ak vedúci nariadil tajomníkovi, aby kontroloval „vykonávanie“dokumentu, potom sa do samostatného stĺpca vloží poznámka o kontrole červeným atramentom (písmeno „K“alebo slovo „kontrola“). Po dokončení vykonania príkazu týkajúceho sa tohto dokumentu poznačte vykonanie, ako aj prevod listu „do prípadu“(uveďte číslo prípadu a dátum jeho vzniku).
Krok 4
Korešpondenčný register je tiež potrebný pre všetky odchádzajúce správy. V denníku odchádzajúcich listov je menej stĺpcov ako v denníku došlej korešpondencie. Rovnako ako v registri prichádzajúcich listov urobte v registri odchádzajúcich listov stĺpec s poradovým číslom listu, stĺpec s dátumom, iba odoslania, s typom odosielanej korešpondencie (ak je to potrebné), so súhrnom správy, priezviskom pôvodcu dokumentu (listu), ako aj stĺpcom s číslom prípadu, kde bola uložená kópia správy.
Krok 5
Špeciálnym spôsobom by ste mali zaregistrovať korešpondenciu, ktorú posielate poštou. Registrácia listov zasielaných poštou sa vykonáva na hlavičkovom papieri organizácie. Je lepšie posielať najviac 7 - 10 listov naraz. Ručne alebo na počítači, do formulára, napíšte dátum odoslania, dolu, pri každom liste zaslanom poštou uveďte poradové číslo záznamu, názov organizácie, jej sídlo (môžete uviesť iba mesto resp. regiónu). Ponechajte trochu miesta vpravo. Tu po prijatí šeku v pošte musíte z nej zadať poštové čísla (zvyčajne 6 - 8 číslic). Pod názov organizácie pre každú zásielku napíšte čísla a dátumy dokumentov, ktoré sa majú odoslať, alebo ďalšie podrobnosti, ktoré umožňujú ich identifikáciu. Na pošte je tento zoznam potvrdený poštovou pečiatkou. Môžete ich uložiť do samostatného priečinka alebo do priečinka, v ktorom sú uložené odchádzajúce správy.
Krok 6
Na zaznamenanie každého typu internej korešpondencie sa vyžaduje samostatný denník. V každom denníku uveďte číslo dokumentu, jeho dátum, priezvisko pôvodcu, súhrn, uznesenie vedúceho, priezvisko exekútora, známku kontroly, ako aj číslo prípadu.
