Činnosť ktoréhokoľvek podniku alebo organizácie bez ohľadu na formu vlastníctva je nemožná bez správy dokumentov, ktorá je v skutočnosti potvrdením tejto činnosti. Zjednotenie obehu dokumentov sa uskutočnilo ešte v 79. rokoch minulého storočia, ale vtedy vytvorené štandardy s malými zmenami a doplnkami platia dodnes.
Inštrukcie
Krok 1
Jednotný systém správy dokumentov požadovaný na podporu činností organizácie obsahuje tri typy dokumentov:
- organizačné;
- administratívne;
- informácie a referencie.
Posledný uvedený typ dokumentov je vo vzťahu k prvým dvom pomocný a na rozdiel od nich nie je povinný na vykonanie. Obsahujú všetky špeciálne servisné informácie potrebné na prijímanie manažérskych rozhodnutí i na ich správne pochopenie a implementáciu.
Krok 2
Medzi referenčné dokumenty patria: obchodné vestníky; telegramy a telefónne správy; služba, správa a vysvetľujúce poznámky; súhrny, preskúmania a informačné správy, akty. Obsah týchto dokumentov je možné zohľadniť alebo vyvolať akciu iba na základe týchto informácií. Toto je dôležitá súčasť pracovného toku, bez ktorej nie je možné zorganizovať žiadny výrobný proces.
Krok 3
Ak hovoríme o určitých druhoch informácií a referenčných dokumentov, väčšinou z nich sú informačné listy, v ktorých autori upozorňujú respondenta na niektoré fakty, informácie o tovare, nadchádzajúcich udalostiach alebo činnostiach. Môžu byť proaktívne aj tie, ktoré sa vypracúvajú vo forme správy o plnení pridelených úloh od materských organizácií s najvyššou úrovňou riadenia. Sam motivované predajné listy odkazujú aj na informácie a referenčné dokumenty.
Krok 4
Súhrn, prehľad alebo informačná poznámka - dokumenty obsahujúce popis niektorých rovnakých typov skutočností, vecí alebo udalostí, v ktorých môže byť krátke zhrnutie, ale táto požiadavka nie je povinná. Bežné certifikáty je možné pripraviť na žiadosť zainteresovaných strán alebo jednotlivcov a slúžiť ako dokument potvrdzujúci každú skutočnosť. Ide napríklad o potvrdenia o plate, zložení rodiny, mieste práce alebo štúdia atď.
Krok 5
Servisné poznámky sa zvyčajne používajú ako výmena informácií medzi oddeleniami, ktoré priamo nezávisia od výroby. Správy sa píšu bezprostrednému nadriadenému s cieľom informovať o skutočnostiach, ktoré potrebuje vedieť pri výkone služby. Vysvetlivky sa používajú v prípade porušenia pracovnej disciplíny, píšu ich samotní porušovatelia s cieľom vysvetliť svoj čin. Akty potvrdzujúce konkrétnu skutočnosť sú vyhotovené hromadne a podpísané najmenej 3 účastníkmi kontroly alebo akcie.
