Odmietací list je veľmi špecifickou súčasťou obchodnej korešpondencie. Mala by obsahovať negatívnu odpoveď na žiadosť klienta alebo návrh partnera. Zároveň je dôležité udržiavať dobré vzťahy s príjemcom listu. Aby ste jednoznačne vyjadrili svoj postoj, ale aby ste neurazili adresáta a zanechali o sebe priaznivý dojem, postupujte podľa základných pravidiel pre napísanie odmietnutia.
Nevyhnutné
- - oficiálny hlavičkový papier organizácie;
- - počítač;
- - Tlačiareň.
Inštrukcie
Krok 1
Navrhnite svoj list. Nezanedbávajte túto fázu prípravy dokumentu. Umožní vám dať svoje myšlienky do poriadku a zvoliť najsprávnejšie frázy.
Krok 2
Začnite text tradičnou adresou príjemcovi: „Vážený Ivan Ivanovič!“alebo "Vážený pán Ivanov!" Nepoužívajte iné znenie, pretože písomné odmietnutie je oficiálne.
Krok 3
V ľavom hornom rohu uveďte adresáta listu: názov spoločnosti, pozíciu, priezvisko, iniciály zamestnanca alebo priezvisko a iniciály súkromnej osoby. Informácie o vašej spoločnosti budú uvedené na oficiálnom hlavičkovom papieri v pravom hornom rohu.
Krok 4
Napíšte hlavný text dokumentu. Najskôr zopakujte prijatú žiadosť alebo návrh. Samozrejme, nemusíte úplne prepísať text prichádzajúceho dokumentu. Jeho podstatu stačí zhrnúť do niekoľkých slov pomocou tradičných obchodných prejavov: „V súlade s vašou žiadosťou o kópiu objednávky …“alebo „V reakcii na vašu žiadosť o predĺženie platnosti zvýhodneného úveru, informujeme … “.
Krok 5
Ďalej uveďte dôvody odmietnutia. Vysvetlenie pre negatívnu odpoveď by malo byť krátke, logické, pevné v podstate, ale nie drsnej formy. Nenarúšajte situáciu, nepredkladajte neexistujúce fakty a nepravdepodobné argumenty. Kedykoľvek je to možné, podložte svoje slová odkazmi na zákony a nariadenia. Ale nechoďte do extrému. Preťažením listu zdĺhavými vysvetleniami a zdĺhavým ospravedlnením riskujete ďalšie nahnevanie adresáta.
Krok 6
Záverečnú časť listu začnite štandardným znením, ktoré vám umožní zostať zdvorilí, ale neoblomne sa rozhodujete: „Vzhľadom na vyššie uvedené skutočnosti musíme, bohužiaľ, odmietnuť spoluprácu s vašou spoločnosťou“alebo „Ľutujeme, že vás informujeme že je nemožné úverový limit ďalej predĺžiť. “…
Krok 7
Pokúste sa zmierniť odmietnutie. Za týmto účelom informujte adresáta o ďalších možnostiach spolupráce, o nových službách vašej spoločnosti, ktoré môže využívať za zvýhodnených podmienok, o možnosti opätovne zvážiť svoju požiadavku po určitom čase atď. Všetky informácie musia byť absolútne správne a aktuálne.
Krok 8
Prečítajte si znova návrh listu. Opravte chyby, urobte potrebné doplnky a opravy. Vytlačte odmietnutie na oficiálny hlavičkový papier organizácie, podpíšte ho s manažérom a pošlite ho adresátovi.
