Napriek narastajúcemu rozšíreniu elektronickej správy dokumentov a komunikácie medzi podnikmi prostredníctvom e-mailu nestratila obchodná korešpondencia svoj význam. Viac ako 80% obchodných listov je vytlačených na papieri a zasielaných poštou alebo prostredníctvom medzirezortnej expedície. Ako správne napísať list tak, aby dosiahol svoj cieľ, a aby ho adresát neposielal do koša?
Inštrukcie
Krok 1
Keď začnete písať obchodný list, vezmite si obchodný hlavičkový papier. Jeho formát je spravidla definovaný v pokynoch pre kancelársku prácu, vytlačených na papieri A4. Ak sa bude tlač vykonávať na hotový hlavičkový papier, dbajte na dostatočné odsadenie na vrchu (aby zodpovedali údajom o spoločnosti). Ponechajte okraj vľavo - 30 mm, vpravo a dole - 20 mm (menší, ale nie menej ako 15 mm).
Krok 2
Pri výbere formulára rozhodnite o umiestnení detailov (uhlových alebo pozdĺžnych). Ak sa váš list týka výrobných a finančných aktivít, nesie informácie, ponuku na spoluprácu, je adresovaný súkromnej osobe - je lepšie použiť uhlové usporiadanie detailov (v ľavom hornom rohu listu).
Podrobnosti o adresátovi sú vytlačené v ľavej hornej časti listu. Pre právnickú osobu je to názov organizácie (v menovanom prípade), pozícia osoby, ktorej je list určený (v datívnom prípade). Napríklad JSC „PavlovskGranit“, vedúci obchodného oddelenia Ivanov I. I.
Ak sa list pošle vedúcemu, názov podniku možno vynechať, pretože je uvedený v názve pozície (napríklad „riaditeľ spoločnosti JSC PavlovskGranit“Sidorov EE).
Krok 3
Gratulačný list, pozývací list bude vyzerať lepšie na hlavičkovom papieri s pozdĺžnym usporiadaním detailov. V záhlaví takého listu je minimálny počet podrobností erb alebo znak, názov podniku, skrátený názov (iba ak je zakotvený v charte alebo inom riadiacom dokumente), dátum a číslo. Adresa, telefónne čísla, e-mailová adresa organizácie sú umiestnené v päte. Obsah takého listu je vhodné umiestniť na jeden list.
Krok 4
Teraz začnite písať samotný list. Názov dokumentu (Letter) sa nemusí tlačiť. Vyberte písmo podľa vášho výberu, ak nie je uvedené v pokynoch pre prácu v kancelárii. Najbežnejšie používaným písmom je Times New Roman, veľkosť 12-14.
Krok 5
Ak je určená pre konkrétnu osobu, kontaktujte ju priamo („Milý Nikolaj Ivanovič!“) A iba pre „vás“. Ak nie, prejdite priamo na text. Ak je písmeno krátke, zmeňte riadkovanie na 1, 5.
Obsah by mal byť jasný a jasne vyjadrovať, čo od adresáta chcete.
Krok 6
Na konci uveďte pozíciu vedúceho, ktorý sa na písmeno podpísal, celé meno (pred priezvisko vložte iniciály, napríklad V. I. Petrov). Nižšie sú uvedené vaše súradnice ako umelca - priezvisko, meno, priezvisko, telefónne číslo.
