Skúsení tajomníci vedia, že obchodná korešpondencia pozostáva z dvoch tretín otázok a odpovedí na ne. Hlavným účelom písomnej otázky je získať akékoľvek informácie od adresáta. Autor listu očakáva, že dostane čo najúplnejšiu odpoveď, ktorá mu bude poskytnutá v zákonom stanovenej lehote alebo uvedenej v žiadosti. Na spracovanie písomných otázok neexistujú prísne pravidlá. Existuje však niekoľko všeobecných požiadaviek na obchodnú korešpondenciu, ktoré by sa mali dodržiavať pri ich príprave.
Nevyhnutné
- - formulár spoločnosti;
- - papier A4;
- - pero;
- - počítač;
- - Tlačiareň.
Inštrukcie
Krok 1
Ak prihlasujete v mene tímu a z oficiálneho dôvodu u inej organizácie alebo u jednotlivca, vytlačte na hlavičkový papier organizácie dotazník. Občan, ktorý pošle žiadosť ktorejkoľvek inštitúcii, musí ju čitateľne napísať alebo vytlačiť na hárku A4.
Krok 2
V pravom hornom rohu listu uveďte informáciu o adresátovi: celé meno jeho funkcie, priezvisko a iniciály, poštová adresa organizácie (ak je to potrebné). Informácie o odosielajúcej spoločnosti sú na ľavej strane formulára. Na osobitnom riadku musí úradník uviesť číslo a dátum odchádzajúceho dokumentu. Ak podávate žiadosť vo svojom vlastnom mene, uveďte nižšie svoje vlastné údaje: priezvisko, meno, priezvisko (bez skratky), domáca adresa, kontaktné telefónne číslo. Napríklad: „Riaditeľovi LLC„ Skoro ráno “VV Petrov Semenov Vasilij Vasilyevič, bývajúci na adrese: Nsk, Pervaya st., 15, apt. 15, telefón 00-00-00.
Krok 3
Napíšte nadpis pre váš e-mail. Malo by v krátkosti odrážať podstatu písomného odvolania, napríklad: „Minimálna veľkosť dávky semien sedmokrásky a ich veľkoobchodná cena.“Na hlavičkový papier umiestnite tieto rekvizity doľava. Ak hovoríte v mene jednotlivca, môžete jednoducho určiť formát listu tak, že do stredu riadku napíšete frázu „otázkový list“, „písomná žiadosť“alebo „list s požiadavkou“.
Krok 4
Prejdite na vyhlásenie samotnej žiadosti. Toto bude hlavná časť vášho listu. V prvých 1-2 vetách vysvetlite dôvod a účel, pre ktorý chcete tieto alebo tieto informácie dostať. Napríklad: „V máji členovia záhradného partnerstva„ Sad “plánujú uskutočniť hromadný nákup semien sedmokrásky. Po preskúmaní reklamnej brožúry vašej spoločnosti sme sa rozhodli využiť ponúkané služby. V tejto súvislosti pošlite nasledujúce informácie na nižšie uvedenú adresu. “
Krok 5
Sformulujte každú otázku. Snažte sa byť presní a výstižní. Nerobte vety príliš dlho, vrátane 2 - 3 otázok naraz. Nezabudnite na koniec položiť otáznik - tým sa vizuálne zvýrazní hlavná téma. Ak existuje niekoľko otázok, vyplňte ich očíslovaným zoznamom. Napríklad: „1. Aká je minimálna veľkosť dávky osiva? 2. Koľko je 1 vrece osiva veľkoobchod a maloobchod? 3. Ako dlho bude doručená zakúpená dávka? Aké dokumenty je potrebné predložiť na uzavretie dohody o dodávkach medzi vašou spoločnosťou a záhradníckym partnerstvom? “
Krok 6
List ukončite poďakovaním. Môžete tiež taktne označiť požadovaný časový rámec pre prijatie odpovede, napríklad: „Za vašu odpoveď vopred ďakujem. Dúfame, že cenník dostaneme do týždňa. “V poslednom riadku podpíšte (v mene organizácie je podpísaná hlava) a dátum.
