Činnosť akejkoľvek organizácie zahŕňa prácu s dokumentmi. Niektoré z nich časom stratia význam a v práci sa nepoužívajú. Aby sa zbavili nepotrebných papierov, zvyčajne sa zničia. Zničenie dokumentov musí byť vykonané v prísnom súlade s pravidlami stanovenými pre kancelársku prácu.
Nevyhnutné
- - čin zničenia;
- - technické prostriedky na zničenie dokumentov.
Inštrukcie
Krok 1
Skontrolujte postup pri ničení dokumentov. Vzťahuje sa na papierové dokumenty aj na dokumenty vyhotovené v elektronickej podobe. Zvyčajne sa zničia dokumenty, ktoré stratili praktickú hodnotu a ktorých doba použiteľnosti uplynula. Týka sa to predovšetkým personálnych a účtovných dokladov.
Krok 2
Vykonajte preskúmanie hodnoty dokumentov. Výsledkom by mal byť zákon o pridelení a príprave na zničenie tých papierov, ktoré už nie sú predmetom skladovania. Doba uchovania dokumentov je určená aktuálnou nomenklatúrou súborov vo vašej organizácii. V niektorých prípadoch sú podmienky určené podľa federálnych zákonov, vládnych nariadení, rezortných alebo štandardných zoznamov dokumentov.
Krok 3
Vypracujte zákon o zničení dokumentov a pred každou skupinou nadpisov vložte názov štruktúrnej jednotky. Podobné prípady vložte do aktu pod jednou hlavičkou, s uvedením celkového počtu prípadov. Zákon musí byť podpísaný zamestnancom organizácie, ktorý sa podieľal na preskúmaní hodnoty dokumentov. Potom je zákon schválený hlavou.
Krok 4
Vyberte prípady na zničenie pomocou zobrazenia stránky. Toto vám umožní nezmeškať potrebný dokument, ktorý sa omylom dostal do súboru. Ak boli nejaké materiály v sklade dlhší čas, je možné ich selektívne posúvať, aby sa určila relevantnosť dokumentov.
Krok 5
Vyberte spôsob zničenia dokumentov zahrnutých do aktu. Môžu byť spálené alebo na tento účel použité drviče papiera. Niekedy sa materiály, ktoré majú byť zničené, prevedú na zneškodnenie do špecializovaného podniku, pričom sa vyhotoví postup s preberacím certifikátom a príslušnou faktúrou. Posledná uvedená metóda sa používa najčastejšie, keď je objem dokumentácie značný. Na zabezpečenie dôvernosti sa prenos prípadov a ich zničenie zvyčajne vykonáva pod dohľadom zamestnanca organizácie.
