Ak sa vyžaduje, aby sa adresátovi zasielali úradné dokumenty: vyhlásenie, sťažnosť, kópia vyhlásenia o pohľadávke a ďalšie - korešpondencia je nielen dôležitá, ale aj právne dôležitá. Aby dodávka prebehla z pohľadu zákona, je potrebné dodržať určitý postup.
Inštrukcie
Krok 1
Pripravte dokument na odoslanie v dvoch vyhotoveniach. Jeden z nich musí zostať pri vás.
Krok 2
Pokiaľ je to možné, doručte písomnosť osobne. Odovzdajte priamo príjemcovi alebo jeho splnomocnenému zástupcovi. Právomoci zástupcu možno overiť na základe plnej moci alebo vyplývať zo zákona. Je bezpečnejšie odovzdať korešpondenciu adresovanú súkromnej osobe proti prijatiu. Ak prenášate dokumenty právnickej osobe, urobte to prostredníctvom sekretariátu alebo kancelárie. Ak je príjemcom úradník, môžete použiť ktorúkoľvek z týchto možností.
Krok 3
V prípade osobného doručenia nezabudnite zabezpečiť, aby vaša kópia obsahovala potvrdenie od osoby, ktorá korešpondenciu prijala. Osoba, ktorej dokument dávate, musí napísať slovo „prijaté“, svoje priezvisko a iniciály, ako aj aktuálny dátum a samozrejme zanechať podpis. Ak je zamestnancom organizácie, malo by sa uviesť aj jeho postavenie.
Krok 4
V prípade potreby pošlite korešpondenciu príjemcovi prostredníctvom kuriéra alebo sprostredkovateľa, nezabudnite ich poučiť, kto a ako ju má doručiť.
Krok 5
Ak nemôžete doručiť korešpondenciu osobne alebo ju príjemca odmietne prijať, využite poštové služby. Malo by sa posielať doporučene s oznámením a zoznamom príloh. V niektorých prípadoch je to jediná možnosť, v ktorej súd alebo iný oprávnený orgán uzná doručenie za platné. Po potvrdení skutočnosti, že adresát dostal list, vám bude vrátený dokument - e-mailové oznámenie. Súpis prílohy je potrebný na to, aby ste mali dôkaz o zaslaní poštou, nie prázdneho listu alebo iného dokumentu, konkrétne toho, ktorý je potrebné doručiť.
Krok 6
Po vrátení oznámenia pripojte ho a zoznam príloh k zostávajúcej kópii dokumentu. Skladujte, až kým už nie je potrebné.
