Niektoré oblasti činnosti si vyžadujú systematizáciu tovaru, výrobkov a dokumentov. Kartotéku je možné použiť nielen vo výrobe. Bude to užitočné napríklad pre osobu zbierajúcu známky alebo mince alebo pre kvetinárstvo. Všeobecne platí, že všade, kde potrebujete rýchlo nájsť ten pravý spomedzi veľkého množstva niektorých objektov.
Inštrukcie
Krok 1
Informácie obsiahnuté v súbore musia byť ľahko prístupné bez ohľadu na veľkosť úložiska dát. Preto rozdeľte celý zväzok na bloky, napríklad podľa abecedy alebo podľa dátumu. To vám pomôže v krátkom čase nájsť potrebné informácie (karta).
Krok 2
Všetky položky v súbore musia byť prehľadné. Napríklad, ak sú mená napísané ručne, mali by byť zrozumiteľné a bez škvŕn, pretože to sťažuje hľadanie potrebných informácií.
Krok 3
Spis musí byť uložený na určenom mieste, napríklad v stojane. Krabice sa musia zhodovať s veľkosťou kariet. Nezabudnite si urobiť inventúru obsahu, aby ste nemuseli neustále listovať zbytočnými údajmi. Po doplnení údajov zadajte informácie do inventára.
Krok 4
Značky hľadania obsiahnuté v prvkoch kartového indexu (karty, súbory atď.) Musia byť dôsledne systematizované. Napríklad ak ide o kartový index pre kvety, musia byť hľadané znaky („kľúče“) vo všetkých prvkoch zobrazené rovnako. Za týmto účelom vytvorte „kostru“vyhľadávacieho prvku.
Krok 5
Povedzme, že chcete zostaviť kartotéku svojich kvetov. Všetky majú odlišné vlastnosti, ale pozostávajú z množstva identických prvkov: kvetenstvo, stonka, list, koreň atď. V súlade s tým musia byť všetky tieto prvky obsiahnuté v „kostre“. Napríklad názov je „Slnečnica“, tvar kvetenstva je „Okrúhly“, farba „Žltá“atď.
Krok 6
Akýkoľvek zber údajov by mal sprevádzať „zoznam kritérií vyhľadávania“. V archíve zloženom z bežných kariet to môže byť textový dokument; pre formulár virtuálneho archívu - rozbaľovací zoznam, z ktorého si používateľ vyberie požadované označenie. Ak máte elektronickú registračnú skrinku, nezabudnite vytvoriť vymeniteľný disk, pretože pevný disk sa môže kedykoľvek vypáliť.
